Privacybeleid

Hölscher & Davids notarissen B.V. PRIVACYBELEID WEBSITE / DOSSIER ONLINE
Laatst update: 24-05-2018

1 Algemeen

1.1 Dit privacybeleid (hierna: “Beleid”) wordt gebruikt door Hölscher & Davids notarissen B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Nederlands recht, ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder registratienummer 08196129, statutair gevestigd te Rijssen en kantoor houdende aan de (7461KE) Grotestraat 7, Rijssen (hierna: “HDN”). HDN kan worden bereikt door te e-mailen naar info@holscherdavids.nl.

1.2 Dit Beleid is van toepassing op de verwerking van data die u als natuurlijke persoon identificeert, alsmede van data die kan worden gebruikt om u te identificeren (hierna: “Persoonsgegevens”) door HDN, zoals maar niet beperkt tot gebruik van de website www.holscherdavids.nl (hierna: “Website”) en Dossier Online (hierna: “Dossier Online”).

1.3 De Website biedt cliënten van HDN (hierna in enkelvoud: “Cliënt”) de mogelijkheid om op eenvoudige wijze contact op te nemen met HDN. In aanvulling hierop biedt HDN Cliënt de mogelijkheid om via Dossier Online inzage te krijgen in lopende dossiers.

1.4 In het kader van de verwerking van Persoonsgegevens via de Website en Dossier Online is Cliënt als natuurlijke persoon aan te merken als ‘betrokkene’ in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’). HDN is op haar beurt aan te merken als ‘verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Dit Beleid is bedoeld om u te informeren over de verwerking van uw Persoonsgegevens door HDN, als Verwerkingsverantwoordelijke.

1.5 In het kader van de verwerking van Persoonsgegevens kan HDN derde partijen inschakelen, die ten behoeve van HDN en op grond van instructies van HDN Persoonsgegevens verwerken. Zo wordt voor Dossier Online gebruik gemaakt van de producten en diensten van Notarissoftware Nederland B.V., mede handelend onder de naam Notarisdossier. Met Notarisdossier zijn schriftelijke afspraken gemaakt over de omgang met en beveiliging van persoonsgegevens in Dossier Online. Deze gegevens worden enkel voor doeleinden van HDN verwerkt.

1.6 HDN is gerechtigd deze Policy op ieder moment te wijzigen. Indien de Policy is gewijzigd, zal de gewijzigde versie aan u kenbaar worden gemaakt door publicatie op de website van HDN.

2 Verwerking van Persoonsgegevens

2.1 Via de Website en Dossier online verwerkt HDN persoonsgegevens. HDN verwerkt deze persoonsgegevens op grond van uw toestemming, dan wel in het kader van de uitvoering van uw opdracht aan HDN. Indien Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming kan deze altijd worden ingetrokken.

2.2 Binnen de Website en Dossier Online worden de volgende gegevens verwerkt:

Contactformulier:

• Voor- en achternaam;
• Bedrijfsnaam, indien u ervoor kiest deze te verstrekken;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer, indien u ervoor kiest deze te verstrekken;
• Adresgegevens, indien u ervoor kiest deze te verstrekken;

Dossier Online:

• Gebruikersnaam
• Wachtwoord
• Voor- en achternaam;
• E-mailadres;
• NAW-gegevens;
• Gegevens over de bij HDN in behandeling zijnde dossiers;

Automatisch, bij gebruik van Website en/of Dossier Online:

• IP adres;

2.3 HDN bewaart uw Persoonsgegevens zolang als nodig is om producten en diensten te leveren aan Cliënt, een contactverzoek af te handelen en om uw gebruik van de Applicatie te faciliteren. Voor zover een wettelijke bewaartermijn bestaat, bewaart HDN uw Persoonsgegevens gedurende deze wettelijke bewaartermijn.

3 Doel voor de verwerking van Persoonsgegevens

3.1 De grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens is dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met de Cliënt en/of de toestemming van de betrokkene voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor de verschillende doeleinden. De betrokkene heeft het recht de toestemming te alle tijde in te trekken. HDN verzamelt uw Persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het identificeren van de Cliënt en/of andere betrokkenen;
• Uitvoering van overeenkomsten gesloten met de Cliënt, bijvoorbeeld voor de levering van notariële diensten;
• Het verbeteren van onze dienstverlening en productaanbod;
• Communicatie;
• Marketing, bijvoorbeeld het sturen van een overzicht van de verschillende typen dienstverlening door HDN en een periodieke nieuwsbrief;
• Andere doeleinden mits dit vooraf met Cliënt of ander betrokkene is overeengekomen;

4 Elektronische contactgegevens

4.1 Mocht u een elektronisch contactgegevens, zoals maar niet beperkt tot een e-mailadres, aan HDN hebben verstrekt, dan kan dit gegeven worden gebruikt om een goed gebruik van Dossier Online mogelijk te maken. Door gebruik te maken van Dossier Online geeft u aan dat u akkoord gaat met het ontvangen van e-mails van HDN over Dossier Online en de werking hiervan.

5 Ontvangers van Persoonsgegevens

5.1 De gegevens, waaronder Persoonsgegevens, verwerkt via de Website en/of Dossier Online, zijn enkel inzichtelijk voor HDN en Cliënt. Wel maakt HDN gebruik van de diensten van derden om de Website en Dossier Online te kunnen faciliteren. Zo kunnen gegevens staan opgeslagen op servers van of gefaciliteerd door Notarissoftware Nederland B.V. HDN draagt er zorg voor dat Persoonsgegevens te allen tijde binnen Nederland of de Europese Economische Ruimte worden opgeslagen en verwerkt.

6 Beveiliging

6.1 HDN hecht groot belang aan de beveiliging van Persoonsgegevens. Daarom neemt HDN technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking te beschermen. Om de Persoonsgegevens te beveiligen, worden de volgende maatregelen door HDN geïmplementeerd:

• Encryptie van Persoonsgegevens bij verzending en transport;
• Beveiliging van servers en opslagruimte voor Persoonsgegevens met wachtwoorden;

7 Uw rechten

7.1 De AVG geeft u bepaalde rechten ten aanzien van uw Persoonsgegevens. HDN is de entiteit (ten aanzien van verwerkingen) die deze rechten voor u kan effectueren. Op basis van de geldende wet- en regelgeving heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens en daarnaast heeft u de volgende rechten:

• Bezwaar: Afhankelijk van de situatie, heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens en de omstandigheden waaronder dit plaatsvindt.

• Inzage: U heeft het recht om, met redelijke tussenpozen, te informeren i) of uw Persoonsgegevens worden verwerkt, ii) met welke doeleinden deze verwerking plaatsvindt, iii) welke categorieën van Persoonsgegevens betrokken zijn, en iv) wie de ontvangers of categorieën van ontvangers van Persoonsgegevens zijn, en inzage te verkrijgen in deze gegevens.

• Rectificatie en aanvulling: U heeft het recht om Persoonsgegevens te laten verbeteren of aan te vullen

• Beperking van de verwerking: U heeft het recht om te verzoeken om een beperking van de verwerking indien gegevens mogelijk onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is of de gegevens niet meer nodig. Ook indien u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van uw gegevens kan de verwerking beperkt worden.

• Recht om vergeten te worden: U kunt HDN verzoeken alle u betreffende persoonsgegevens te wissen. Houd er rekening mee dat HDN niet onder alle omstandigheden aan een dergelijk verzoek kan en hoeft te voldoen, onder meer als er een wettelijke bewaartermijn van toepassing is.

• Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht uw Persoonsgegevens in een machineleesbaar formaat te ontvangen teneinde deze door te geven aan een andere dienstverlener.

• Kennisgeving: U heeft het recht om een mededeling te ontvangen van de partijen die uw Persoonsgegevens hebben ontvangen indien uw Persoonsgegevens naar aanleiding van uw verzoek zijn verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd. Het voorgaande geldt tenzij een dergelijke handeling onmogelijk is of een onredelijke inspanning vergt van een verwerkingsverantwoordelijke.

7.2 Indien u verzoekt uw Persoonsgegevens te verwijderen of te blokkeren, dan kan het zijn dat u Dossier Online niet meer kunt gebruiken.

8 Toepasselijk recht en geschillen

8.1 Het Nederlands recht is exclusief van toepassing op deze Policy.

8.2 Ieder geschil in verband met deze Policy of het gebruik van de Applicatie zal worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank van Overijssel, zittingsplaats Almelo.

9 Vragen

9.1 Mocht u vragen hebben over uw privacy, dan kunt u contact opnemen met HDN via info@holscherdavids.nl.